Bem vindo ao mundo das reuniões online

Reunião Online

A tecnologia é um bem valioso nos dias de hoje. Quem diria que no século 21, estaríamos olhando para uma telinha conversando com uma pessoa do outro lado do planeta. Hoje, a tecnologia nos permite muitas coisas, entre elas: o conforto, a agilidade e a sustentabilidade.

Uma das coisas mais surpreendentes que a tecnologia nos proporciona, é a conexão. Com a internet é possível encurtar a distância, resolver questões de forma rápida e diminuir gastos e otimizar o tempo.

Porém, as pessoas têm passado cada vez mais tempo onlines e o relacionamento com a internet tem se tornado mais intensos. Mas não de forma ruim, em tempos onde as pessoas não podem sair na rua ou fazer uma reunião no escritório, as pessoas precisaram se adaptar.

E algo que era usado raramente ou apenas para algumas situações específicas, se tornou parte do dia-a-dia de todos nós. O que  muitas vezes era visto com preconceito, hoje, se tornou uma necessidade.

Fazer uma reunião online, por exemplo, não é mais um bicho de 7 cabeças. É simples, rápido e confortável quando feito da maneira correta. 

Devido a pandemia, muitas empresas precisaram adaptar seu atendimento, o que algumas delas não esperavam é que daria tão certo que se tornaria uma medida definitiva.

Como por exemplo, clínicas e consultórios que passaram a fazer agendamento online. Facilitando  para quem está agendando e agilizando a organização de quem está do outro lado. O atendimento online permite a praticidade para tirar dúvidas simples como preço de um aparelho para bruxismo ou até mesmo o valor de um tratamento de aparelho dentário.

Vale dizer que existe o atendimento online robotizado, que são aqueles em que você envia uma mensagem e recebe uma resposta automática, e aqueles onde você é atendido por uma pessoa de verdade.

Em uma empresa, por exemplo, um gestor podia acompanhar a evolução de sua equipe pessoalmente, hoje, infelizmente não. As ferramentas de gestão de processos e gestão de tarefas nunca foram tão importantes como estão sendo nos dias atuais. Pois em muitos casos este modelo de acompanhamento está sendo a única forma de medir performance dos funcionários e colaboradores que estão trabalhando em home-office. 

Algumas empresas ainda contam somente com emails pedindo um feedback das tarefas ou atividades. Porém, uma coisa é fato, nos dois casos há uma frequência significativa de webconferências para discutir ações estratégicas ou tratar de planejamento. 

Outro exemplo, uma pessoa pesquisa no google “quanto custa em média um implante dentário”ou “aparelho transparente preço”, ela encontra duas páginas. Uma dizendo para conversar com um atendente agora, essa atendente tira algumas dúvidas e questiona se ela quer agendar uma consulta para conversar com o Dr. por uma chamada de vídeo.

A outra página, oferece um chat com respostas automáticas e pede para ela ligar no consultório para agendar uma consulta. Qual é a opção que você acha que ela irá optar? Acredito que você já saiba a resposta. Por isso, já existem inúmeras clínicas e consultórios que já optaram por esta estratégia. 

Seja para fazer uma reunião ou atender e acompanhar um paciente online, é preciso ser criativo e empático para garantir uma boa experiência para ambos.

Veja agora algumas dicas de como ter uma boa reunião online.

1. Escolha a ferramenta para a sua reunião online

Escolher a ferramenta que irá usar para fazer uma web-conferência é decisor para uma reunião bem sucedida. Considere os seguintes fatores para a escolha da ferramenta:

  • A ferramenta é compatível com quais sistemas operacionais? Todos vão conseguir acessar?
  • Você vai compartilhar alguma apresentação?
  • As pessoas irão aparecer?
  • Quantas pessoas vão participar?

2. Marque a reunião com antecedência

Marque com antecedência para que todos possam se organizar, verifique se todos estão disponíveis, caso não, troque a data ou horário até que todos possam participar. Se houver necessidade, envie a pauta da reunião junto ao convite, para que todos estejam cientes e a par do que será discutido.

3. Não se atrase

Para alguns, uma reunião online pode ser um pouco frustrante e ter que esperar pra começar, torna a experiência ainda pior. Então, não se atrase. Não é porque a reunião é online que o horário tem que ser mais flexível.

Imprevistos acontecem mas se pudermos evitá-los, melhor. Gastamos muito tempo com “vocês conseguem me ouvir?”, “estão me vendo?” ou “está travando. Para que isto não ocorra, verifique sua conexão, áudio e câmera uns 15 minutos antes da reunião começar. 

4. Garanta que todos estejam participando

Uma reunião não deve ser monótona, permita a interação de forma saudável. Ficar só ouvindo os outros falarem, faz com que a reunião fique estagnada e muitas vezes improdutiva.

5. Esteja 100% presente e fuja das distrações

O ambiente online é propício por conseguirmos realizar diversas tarefas ao mesmo tempo, mas quando entrar em uma reunião, feche as outras abas e foque 100% no que está sendo apresentado. 

Conclusão

Neste conteúdo você conferiu como o mundo online está presente em nosso dia-a-dia. E como algumas empresas e clínicas encarou e tem encarado o desafio de realizar reuniões e atendimentos onlines.

Também conferiu 5 dicas para ter uma reunião produtiva e confortável para todos os participantes.

Seja para um atendimento ou uma reunião, utilizar uma ferramenta de web-conferência pode apresentar alguns desafios, porém, os resultados podem ser incríveis, quando escolhida a melhor ferramenta e estratégia.

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